A tabela de preços serve para automatizar a precificação dos produtos na venda. Esta tabela associa os produtos às respectivos preços, visando facilitar o processo de vendas.

Com a tabela de preços é possivel que um produto seja vendido com preços diferentes dependendo do cliente. Esta situação é muito util quando temos clientes como consumidor final, atacado, varejo, etc.

Tabela de Preços

Uma das que se pode dizer, unidades básicas do faturamento, é o cadastro dos produtos.

Este cadastro deve ser feito previamente para que o vendedor posso adicioná-lo ao pedido do cliente, ja com seu preço de tabela, se for o caso definido. Importante tambem estar definido no cadastro do produto suas configurações fiscais como, NCM, ICMS, IPI, etc.

Estas configurações são essenciais  no momento da geração de notas fiscais. A falta de configurações ou configuradas incorretamente não será aprovadas no SEFAZ.

Cadastro de Produto

     Caso a empresa trabalhe com Vendedores, há possibilidade de incluir ele em seu cadastro dentro do sistema, o sistema possui programas que podem controlar e gerar comissões a vendedores, além de também estipular e registrar a meta de Venda a ser adotada, isso precisa ser previamente parametrizado no sistema.

Cadastro de Vendedores

     O usuário com acesso a parametrizar as comissões dos vendedores deverá fazer algumas escolhas pode direcionar o valor da comissão do vendedor por região comercial, por cliente, por grupo de Produtos, por família de produto, por um produto especifico, por prazo médio informando qual o percentual de comissão o vendedor terá dentro de uma venda (pedido faturado) e qual será o valor dentro da venda realizada se destina ao percentual comissão para a empresa;

     Em cada uma das vendas é possível registrar o vendedor e sua respectiva comissão sobre a venda. Quando a venda é concluída, os valores de comissões a pagar são enviados automaticamente para o módulo de Comissões. Através desse módulo é possível fazer toda a gestão dos vendedores, como por exemplo, confirmar o pagamento da comissão apenas se o cliente já realizou o pagamento da venda.

C/C Comissões para Colaboradores

Parâmetros da Comissão

     Há possibilidade de parametrizar um valor de meta a ser atingida pelo vendedor, para que suas comissões possam ser calculadas pelo sistema, isso deve ser informado mês a mês;

Metas de vendas

     Mesmo em uma pequena empresa, é essencial que seja mantido um cadastro organizado de seus clientes. O Sistema X-ERP possui um formulário de cadastro de cliente bastante completo. A Empresa irá cadastrar os dados principais e básicos dos clientes que a empresa possui, nesse programa além de visualizar os dados cadastrais, veja abaixo a influência da alimentação dessas informações  e de onde podem vir alguns desses dados:

ABA PRINCIPAL:

•Os Dados informados nessa aba terão influência direta no envio de nota fiscal eletrônica dentro do sistema, Dados como CEP, CNPJ, IE (Inscrição Estadual);

•Nos Dados Financeiros, constam informações referentes a agencia bancaria, conta, ultimo titulo, valor de compra ultima realizada em desse cliente, além de ser possível colocar um limite de credito a ser utilizado por esse cliente;

•Nos dados de Informações Padrão é possível pré-determinar informações que irão aparecer futuramente destinadas a esse fornecedor. Como por exemplo, Transportadora  padrão ser sempre preenchida pelo sistema para esse cliente;

ABA OUTROS ENDEREÇOS:

•Armazenamento de outros endereços que o cliente possa ter, para correspondência, para cobrança ou para entrega. Lembrando que o endereço de entrega influencia na informação correta dentro da Nota fiscal Eletrônica a ser gerada para o Cliente. Outra informação importante são os dados referente do responsável da empresa;

ABA TÍTULOS/ CHEQUES:

•Para os usuários que podem visualizar essa aba, pois ela precisa estar configurada que estará liberada para visualização;

•Exibir os Títulos que pertencem a esse cliente, os que estão em aberto e os que já foram pagos, mostrando inclusive o borderô dos que foram pagos e cheques emitidos;

ABA CONTATOS:

•Mostra os contatos realizados e registrados no sistema pelo relacionamento com cliente. Nele o usuário poderá registrar data e hora do contato, historio da conversa e se for necessário um retorno, quando deverá ocorrer.

ABA INFORMAÇÕES ADICIONAIS:

•Para a empresa que desejar colocar mais informações, além das existentes nos campos padrões desse cadastro. Para ter que elas apareçam nessa aba é preciso antes cadastrar em Tabelas do Comercial.

ABA CONTATOS DO CLIENTE:

•Além dos dados do Responsável da empresa, cadastrado na aba de Outros Endereços. Pode-se colocar mais informações sobre, outros sócios, secretaria, pessoas liberadas a utilizarem o cadastro dessa empresa. Dependendo da utilização que cada empresa irá destinar a essa aba;

Cadastro de cliente

     No processo de faturamento temos o pedido como principal item, o módulo de pedidos no sistema X_ERP, permite que os vendedores e representantes da empresa façam a gestão de pedidos e clientes de qualquer local e a qualquer hora. O sistema é compatível com múltiplas plataformas de aparelhos e sistemas operacionais, permitindo o acesso através de qualquer dispositivo móvel (smartphones e tablets), proporcionando ganhos em agilidade e segurança na gestão de pedidos.

     Assim com o cadastro de clientes da empresa o cadaastro de um pedido possui muitos campos que podem ser observados com mais detalhe no lnk abaixo.

     Existem alguns tipos de pedidos que geram algumas movimentações especificas no sistema conforme cada necessidade demostrada:

•Temos o Orçamento que não realiza baixa de estoque, mostra ao cliente o valor dos produtos orçamentados e pode ser enviado ao Cliente via e-mail, no sistema utilize o campo situação do pedido para Orçamento. Lembrando que um orçamento pode se transformar em um pedido, porém um pedido não poderá se transformar em orçamento, pois um pedido realiza a baixa de estoque, já um orçamento não;

•O Normal que realiza a baixa no estoque, gera o financeiro para o contas a Receber e também pode ser enviado ao cliente para envio de e-mail. E o principal e que desde parametrizado gera a nota fiscal que pode ser enviada para aprovação junto ao SEFAZ;

•Pedido de Transferência que são notas especificas geradas para transferir itens de um deposito para outro, como todo a tramitação de produtos necessita de nota, a finalidade e gerar a nota com baixa de estoque e sem os dados financeiros. Em muitas vezes essas notas são enviadas com o valor do custo de cada produto (configurar no sistema);

•Quando informado dentro do sistema Gera Títulos a receber, sendo que pode gerar mais de um titulo conforme condições de pagamento;

•Atualiza os saldos dos produtos do estoque conforme cada movimentação;

•Se dentro do sistema estiver parametrizado as Regras Fiscais, o sistema vai gerar a Nota Fiscal corretamente;

Pedido de vendas

A nota fiscal eletrônica (NFE) é uma nova exigência da secretaria da fazenda e faz parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). A NFE

substituirá as notas fiscais emitidas em papel por arquivos eletrônicos armazenados nos servidores da SEFAZ.

Este módulo controla a emissão e recepção das notas fiscais eletrônicas de mercadorias, serviços e de fretes. Todos estes documentos são gerados e

mantidos suas cópias no banco de dados do sistema garantindo assim segurança pela obrigatoriedade da guarda destes documentos.

As notas de pedido, geralmente são geradas de forma automática, ou seja sem a necessidade do preenchimento do formulário

conhecido como Notas Fiscais.

Os programas que geram nota fiscal são:

•PEDIDO: gera nota a partir do botão GERAR NOTA na aba Dados Fiscais;

•FECHAMENTO DE CAIXA: depois de efetuar o recebimento do pedido gerado pelo Pedido Mercado, Pedido Bijuteria e Pedidos (normais que não foram gerados título pelo pedido e que estão em situação em aberto);

•DEVOLUÇÃO DE CLIENTE quando um cliente efetua uma devolução de mercadoria e essa mercadoria foi adquirida com nota fiscal o sistema gera uma nota de devolução da mesma;

•DEVOLUÇÃO DE FORNECEDOR: quando o usuário da entrada em uma nota e por algum motivo for necessário devolver uma /ou mais mercadorias da nota, ali o sistema irá gerar essa nota;

Os impostos que são exibidos na aba Dados Fiscais, são utilizados para registro dos mesmos e visualização dentro da listagem de Registro de Saídas / Registro de Entradas (dependendo que cada tipo de nota);

No processo de faturamento, há necesidade de, após gerar uma nota, enviar a nota gerada aprovação do SEFAZ.

Para isso é utilizado o programa Movimento de Notas:

MOVIMENTAÇÃO DE NOTA FISCAL ELETONICA:

Mostra as notas que estão em Aberto e precisam ser encaminhadas ao SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Após encaminhar a nota o sistema irá

mostrar uma resposta que é emitida pelo SEFAZ, podendo ser:

AMARELA: aguardando resposta sendo necessário atualizar a tela para verificar a resposta do SEFAZ;

VERDE ESCURO: nota transmitida e aprovada pelo sistema, sendo necessário clicar no botão de DANFE, para emitir a danfe da mesma. Se no cadastro de cliente/ fornecedor tiver o campo de e-mail cadastrado o sistema irá encaminhar a nota enviando o arquivo XML e um PDF com a DANFE emitida;

VERMELHA: quando há um erro de informação na nota fiscal, o SEFAZ não aprova a mesma, sendo possível arrumar o erro para reencaminhar e se o erro for corrigido o SEFAZ aprova a nota. O sistema auxilia na verificação do erro da nota, exibindo uma mensagem abaixo dos dados da nota de qual é a alteração a ser corrigida;

VERDE CLARO: quando a nota está aprovada e a DANFE já foi impressa pelo sistema, ela é ocultada. Para visualizar uma nota que já foi emitida, basta utilizar o campo de ticagem Mostra NF-e com DANFE já emitida e o sistema irá exibi-las;

Nesse programa há alguns links nas notas que levam a visualização de algumas informações:

•Nome do Cliente/ Fornecedor: Vai para o cadastro de Cliente/ Fornecedor;Numero da Nota: Vai para a tela de Cancelamento da nota fiscal;

•Serie da Nota: Link vai mostrar os dados da nota fiscal;

•Data da Nota: Link mostra o programa que Inutiliza aquele numero de NF;

INUTILIZAÇÃO DE NOTA FISCAL ELETRONICA:

•Inutiliza a numeração da nota, que por algum motivo foi necessário inutilizar. Os motivos mais comuns que resultam na existência de faixas de numeração ou números de NF-e que nunca serão utilizadas são:

•falha na aplicação que salta a numeração da NF-e;

•equívoco do usuário que continua a utilizar a numeração da NF, modelo 1/1A, na NF-e;

•falha no envio ou recepção da NF-e;

CANCELAMENTOE DE NOTA FISCAL ELETRONICA:

•Para realizar o cancelamento de uma nota fiscal é preciso algumas regras.

•NF-e autorizada, o usuário deve utilizar a inutilização de numeração se a NF-e não estiver autorizada;

•NF-e autorizada em até 24 horas, o prazo máximo é de até 2 horas em MT;

•Possuir o número do protocolo de autorização de uso;

•A mercadoria não pode ter circulado;

•A NF-e não pode ter registro de passagem na fiscalização de trânsito;

•A NF-e não pode ter a confirmação de recebimento;

A forma que a nota será gerada irá depender do processo de fechamento do pedido, que pode ser: Processo Faturamento de Pedido no Pedido, Processo Faturamento de Pedido pelo caixa, Processo Faturamento de Pedido por produção.

Notas Fiscais

Movimento de Notas

     Apesar deste programa fazer parte do módulo de CRM, é importante destacar como fica mais facil de administrar seus pedidos e manter a  comunicação com o cliente. Essa agenda geral guarda todos os telefones dos contados da empresa, desde fornecedor, cliente e até mesmo terceirizados, ela poderá ser visualizada por todos que tenham esse acesso liberada para ela.

Agenda de nome e telefones

    Registra as ligações e contatos feitos com os clientes, quando o cliente não atende ou não está possibilitado de falar o sistema. Desde que o campo de retorno preenchido, o sistema emitirá um alerta na data e hora na tela inicial do sistema se o usuário estiver utilizando o sistema;

Contato com clientes