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O programa Solicitação de Orçamentos tem como objetivo fazer a manutenção dos orçamentos da empresa. Essa manutenção envolve vários links de acessos à programas relacionados a ações de tratamento do orçamento/pedidos de clientes.
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O programa de Solicitação de Orçamentos tem como pré requisitos:
1) Permissão de acesso a programa cad_movimento_pedido.php;
No menu principal, selecione: Comercial -> Faturamento -> Solicitação de Orçamentos
Ao selecionar a opção Solicitação de Orçamento, a página abaixo é exibida já trazendo os pedido da data atual, como mostra o exemplo abaixo.
Caso a busca tenha sucesso o sistema identificará o ultimo vendedor que atendeu este cliente e poderá sugerir como atendente do novo orçamento.
O responsável pelo gerenciamento dos orçamentos poderá determinar o nível do orçamento e atribuir para um vendedor.
A imagem abaixo mostra status após seleção do nível de atendimento e atribuição ao vendedor.
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Os campos poderão sofrer alterações conforme as opções de ação do usuário. |
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Na tela de Solicitação de orçamento o usuário poderá consultar os itens do orçamento com foto e outras informações do produto como: quantidade, preço unitário e valor total do orçamento.
A imagem abaixo mostra um exemplo de orçamento com os itens com foto e informações básicas sobre o produto.
Opção de Ação Consulta de vendedor pelo e-mail e suas ultimas compras
Na tela de Solicitação de orçamento o usuário poderá consultar as ultimas compras do vendedor clicando no link da coluna E-mail.
Conforme podemos ver na imagem abaixo, é mostrada a lista de compras relacionadas com esse vendedor.
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Ícone |
Descrição |
Desativado |
Visualizar Orçamento |
Link para visualizar o orçamento completo. |
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Imprimir Orçamento |
Link para impressão do orçamento com personalização da empresa. |
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Enviar Orçamento por e-mail |
Envio do orçamento do pedido por e-mail para o cliente. |
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Gravar CRM |
Grava de forma manual os contatos e históricos de contato do cliente e vendedor. |
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Cadastrar Cliente |
Cadastro completo do cliente depois de aceite de orçamento. |
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Gerar Amostra |
Gera um pedido de amostra para o cliente |
Amostra gerada |
E-mail para fornecedores |
Envia e-mail para fornecedores para cotação dos produtos, prazo de entrega forma de pagamento, etc. |
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Gerar pedido
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Gera pedido a partir do orçamento |
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Gerar Solicitação de Saldo |
Gera uma solicitação para que o setor de compras entre em contato com o fornecedor e verifique se há saldo para entrega do produto ao cliente. |
Solicitação gerada |
Gerar Solicitação de layout |
Envia informações referente a informação personalizada que o cliente deseja que seja mostrada no produto. Esta informação pode ser uma frase, o logo da empresa, etc. |
Solicitação gerada |
Aprovação de crédito do pedido |
Aprovação de crédito junto ao financeiro para atender ao pedido |
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Gerar OP |
Gera uma ordem de produção para itens do pedido caso não tenha em estoque. |
OP gerada |
Enviar Layout para o Cliente |
Gera uma ordem de produção para itens do pedido caso não tenha em estoque. |
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Um orçamento pode ser impresso e arquivado.
A parte superior do orçamento irá trazer os dados principais do orçamento.
Na parte inferior, ou a segunda parte do documento, é impresso os termos e condições gerais de venda.
Estas informações poderão sofrer alterações, conforme necessidade da empresa ou cláusulas legais.
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O orçamento poderá ser enviado para o cliente através do e-mail informado no orçamento.
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O usuário pode escolher se valor total do orçamento será mostrado ou não no documento. |
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Adm. De Sistemas -> Usuário -> Mensagens Padrões E-mail
O usuário poderá cadastrar mensagens padrões que serão utilizados em outros formulários.
Abaixo exemplo de seleção da mensagem previamente cadastrada.
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O usuário poderá cadastrar sua assinatura no sistema assim como já é feito em programa como Outlook.
O cadastro pode ser copiado de uma assinatura já utilizada ou criada utilizando as ferramentas do formulário.
Para melhor entendimento do processo de cadastro de assinatura, acesse o link Alteração de senha/Assinatura
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Durante a negociação com o cliente, é enviado informações para o artista preparar o layout do produto com as características solicitadas pelo cliente.
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Nesta fase de negociação com o cliente, é normal que seja solicitada uma amostra de um ou mais produtos do orçamento para aprovação do pedido.
Ao confirmar a solicitação de amostra será gerado um pedido especifico para produção da amostra.
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O processo de produção da amostra é idêntico ao processo normal de do pedido de vendas, incluindo o processo de compras para quantidade necessária para as amostras. |
Imagem abaixo mostra a geração do pedido de amostra com sucesso.
Após a produção, os produtos de amostra são enviados para o cliente para aprovação.
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Caso a negociação não seja produtiva, ou seja, o cliente desista da compra, a amostra deve ser devolvida para a empresa. |
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Após toda a negociação e aceite do cliente com relação ao produto e custos do orçamento, o cadastro do cliente é atualizado com as informações necessárias como: CNPJ, IE, Endereço, etc.
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Após a atualização das informações do cliente, já é possível gerar um pedido a partir do orçamento.
Mensagem de sucesso da geração é mostrada em seguida.
Abaixo podemos ver a alteração do ícone para cor verde e também o circulo com informação de alteração de status do orçamento.
Esta solicitação de saldo junto aos fornecedores estará disponível para avaliação do setor de compras.
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Durante a negociação do orçamento com o cliente, muitas vezes é solicitado para que seja produzida a arte que será impressa no produto.
Esta arte poderá ser fornecida pelo próprio cliente através de uma imagem que será anexada no formulário.
O solicitante poderá informar a posição onde será impresso a imagem no produto entre outras informações.
Selecionando “Continuar” na tela acima o formulário a seguir será mostrado para informar com mais detalhes o serviço necessário para atender o cliente.
O sistema possui algumas mensagens padrões para seleção, mas o usuário poderá entrar na caixa de texto informações adicionais se necessário.
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Após a conclusão do trabalho do artista o layout pode ser enviado para aprovação do cliente.
Na sequencia podemos incluir uma mensagem para o cliente personalizando conforme necessidade do vendedor.
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Após a atualização das informações do cliente, já é possível gerar um pedido a partir do orçamento.
A imagem abaixo mostra mensagem de geração do pedido a partir do orçamento com sucesso.
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A aprovação de crédito será feita pelo setor financeiro após avaliação dos valores envolvidos e consulta da situação do cliente nos órgãos competentes.
Para melhor entendimento do processo de análise de crédito, acesse o link Aprovação de Pedido - Crédito
Aprovação de Pedido - Crédito
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Após a aprovação do pedido pelo financeiro, o comercial já pode solicitar a produção dos produtos do pedido.
Para melhor entendimento do processo de geração de ordem de produção, acesse o link Geração de Ordem de Produção
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Para efeito de agilidade no processo, quando utilizado o link para geração de produção no formulário Solicitação de Orçamento, o sistema já irá mostrar os itens do pedido selecionado sem a necessidade de filtrar por OP. |
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