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A empresa emissora de NF-e gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, que deverá ser assinado digitalmente, para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizarão consulta, por meio da Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria, será impressa uma representação gráfica simplificada da NF Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da NF Eletrônica), em papel comum e em única via que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.

O DANFE não é uma Nota Fiscal Eletrônica, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a sua chave de acesso. Essa chave permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e por meio do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ.

O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo.

Sua validação será comprovada por meio da emissão da autorização de uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.